Систематизация документов

Закон Украины «О Национальном архивном фонде и архивных учреждениях» обязывает все предприятия и организации Украины вне зависимости от формы собственности, в том числе юридических лиц – субъектов предпринимательской деятельности, обеспечивать сохранность документов, накопившихся за время их деятельности.

Составление номенклатуры дел является одним из самых главных этапов ведения деловой документации на предприятии.

Номенклатура дел – систематизированный и проиндексированный перечень дел, которые создаются в делопроизводстве предприятия и его структурных подразделений, с указанием сроков их хранения, утвержденный в установленном порядке (ДСТУ 2732 – 94 «Делопроизводство и архивное дело». Сроки и определения.) Складывается номенклатура дел для создания единой системы формирования дел, обеспечения их учета, быстрого поиска документов по содержанию и видам, а также их отбору для включения в состав Национального архивного фонда.

Сроки хранения дел, которые включены в номенклатуру, определяются с учетом их научной, историко-культурной ценности в соответствии с действующим «Перечнем типовых документов, которые образуются в деятельности органов государственной власти и местного самоуправления, других учреждений, организаций и предприятий с указанием сроков хранения документов», который утвержден приказом Головархиву при КМ Украины от 20.07.1998 № 41, зарегистрированный в Минюсте Украины 17 сентября 1998 года за № 576/3016, или ведомственными (отраслевыми) перечнями документов.

Сводная номенклатура дел подлежит согласованию с соответствующим государственным архивом или органом высшего уровня один раз в пять лет или безотлагательно в случае существенных изменений в форме собственности, структуре, функциях и характере работы учреждения.

Кроме того, услуги архивариуса подразумевают:

Систематизацию материалов по определенным критериям и создание к ним справочно-учетной документации, а значит – организацию архива, способного обеспечить эффективный учет и высокую скорость поиска по массиву документов. Конечно, можно пойти другим путем и принять в штат работника, который займется архивацией документов вашей организации.

Однако, как подсказывает опыт, такой выход вряд ли можно назвать оптимальным. Главная причина – необходимость выплаты заработной платы такому сотруднику даже в случае временных простоев в работе.

Взаимодействие с нашей компанией на основании договора оказания архивных услуг окажется куда более выгодным. Ведь так вы будете оплачивать только реально выполненный объем работ.